Cartas de reclamación: cómo responder en 7 sencillos pasos

Cartas de reclamación: cómo responder en 7 sencillos pasos

Word Count:
728

Resumen:
Pregunte a muchos propietarios de pequeñas empresas lo que sucede en la prestación del servicio al cliente y que tiene respuestas tales como, ser amable, y atiende con prontitud, en cumplir sus promesas, etc Pero en esta edad de alta tecnología, tendemos a olvidar que la carta humilde tiene sólo como un papel importante en garantizar el servicio al cliente. En este artículo voy a compartir algunos consejos sobre cómo escribir una carta grande.


Palabras clave:
cartas de queja, en respuesta a las quejas de


Cuerpo del artículo:
Pregunte a muchos propietarios de pequeñas empresas lo que sucede en la prestación del servicio al cliente y que tiene respuestas tales como, ser amable, y atiende con prontitud, en cumplir sus promesas, etc Pero en esta edad de alta tecnología, tendemos a olvidar que la carta humilde tiene sólo como un papel importante en garantizar el servicio al cliente. Sin embargo, ¿cuántas veces has recibido un carta de disculpa ", que le hace aún más satisfecho? El mensaje que transmite, el lenguaje utilizado - todos ellos diseñados para cerrar para arriba!

Con un poco de reflexión cuidadosa, una carta bien diseñado puede proporcionar confort a un cliente que reclama y mejorar su reputación como una centrada en el cliente de negocios. En este artículo voy a compartir algunos consejos sobre cómo escribir una carta grande.

¿Qué estás escribiendo?

Para escribir una carta tan importante que ha de ser en el marco derecho de la mente. ¿Estás escribiendo para manejar una queja, la respuesta de una consulta o para darles las gracias por hacer un pedido? Elaboración de la carta en el contexto de derecho significa que va a utilizar el idioma apropiado y el tono será el correcto. Trate de escribir una carta de agradecimiento, como si estás respondiendo a una denuncia - el mensaje es totalmente diferente.

Antes de ponerse a escribir, pensar por un minuto y decidir cuál es su objetivo o meta.

Estado su propósito

Comience con un resumen por qué está escribiendo. Abra su carta diciendo que usted está respondiendo a una pregunta, o para resolver un problema que han tenido. Este conjunto al lector por qué está en contacto con ellos y los pone en el estado de ánimo adecuado para aceptar su mensaje. Un resumen de apertura le llamará la atención.

Incluya una W.I.I.F.M.

No, esto no es una estación de radio oscuro! QHAPM significa "¿Qué hay para mí?" Llegar verdaderamente a su cliente y conseguir que de su lado, tiene que incluir un beneficio para ellos. Tienen que sacar algo de su carta para que se sientan satisfechos. ¿Cuál podría ser su QHAPM? Su queja puede ser resuelto, sino que pueden obtener un bono de descuento, un servicio de prioridad la próxima vez que usted utilice. Si la queja es de menor importancia, un simple y sincera disculpa puede ser suficiente!

Estudio de su carta cuidadosamente y asegúrese de tener un momento QHAPM.

No decir "yo"

Siempre que sea posible, evitar tirar basura su carta con I. El lector encontrará difícil de vincular con usted si reciben "yo, yo, yo" cartas. Revise sus cartas y siempre que sea posible sustituto de 'I' con "usted". Cambiar el enfoque para el lector. Hacer que se sientan valorados.

escribir como se habla

Se me olvida el número de veces que he recibido cartas, cuyo texto es como si estuvieran escritos en los comienzos de 1900! Lleno de aburrido, rígido y obsoleto idioma - demasiado formal. Su estilo de escritura debe reflejar la manera de hablar. Después de todo, ofrecer buen servicio al cliente se debe en parte a la forma de interactuar o comunicarse con su cliente y las letras juegan un papel importante.

Por lo tanto, revisar sus cartas y deshacerse de esas frases que aprendí en la carta de la escuela de escritura de la experiencia!

"Por favor, hacer esto ..."

Después de haber escrito una carta grande, usted no lo quieren a disminuir en nada. Tienen una acción claramente orientada a cerrar. Asegúrese de que el lector sabe lo que usted espera que el siguiente paso - "me llama para que podamos discutir esta idea con mayor profundidad", "Rellene el formulario adjunto y pop en el post", "Send me an order" (un poco fuerte tal vez, pero ciertamente, hasta el punto!).
Un llamamiento rotundo a la acción es una gran manera de terminar una carta y el cliente deja ninguna duda de lo que tiene que hacer a continuación - otro elemento de servicio al cliente.

Pídale a alguien que revise su carta

Si usted está escribiendo una carta muy importante o una que contiene un mensaje complejo, es bueno pedirle a alguien que la prueba leerlo. Esto no es sólo para comprobar la ortografía, sino también para comprobar la legibilidad. Es la estructura del mensaje que deseo transmitir clara y comprensible? Se sorprenderá por lo que otra persona recogerá que ha pasado totalmente por alto!

Así que, ahí lo tienen. Algunos consejos útiles sobre cómo escribir una carta excelente, que además hará valer su imagen de ofrecer un servicio excepcional al cliente.