10 decisiones de importancia crítica para la exitosa E-descubrimiento de la parte 2

10 decisiones de importancia crítica para la exitosa E-descubrimiento de la parte 2

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Resumen:
Las Reglas Federales de Procedimiento Civil ี s reciente énfasis en la producción de información almacenada electrónicamente requiere que el e-Discovery comprende la recopilación y el procesamiento de las opciones a realizar y sus ramificaciones.


Palabras clave:
informática forense, descubrimiento electrónico, apoyo en litigios, imágenes de documentos, digitalización de documentos, procesamiento de formularios,


Cuerpo del artículo:
El Oficial de Información de Gestión / Septiembre / Octubre de 2007 - Hoy ี s explosión de datos electrónicos, junto con las enmiendas de diciembre de 2006 a las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP) sobre la información electrónicamente almacenada (ESI), se requiere información y los profesionales del derecho para ampliar su conocimientos sobre el manejo de descubrimiento electrónico. Los recientes cambios en la FRCP incluyen:


* Definiciones y disposiciones de puerto seguro para las alteraciones de los archivos electrónicos de rutina durante las operaciones de rutina, tales como copias de seguridad [artículo modificado 37 (f)]

* La información acerca de cómo tratar con datos que no es razonablemente accesible [modificó el artículo 26 (b) (2) (B)]

* ¿Cómo tratar con material privilegiado producido inadvertidamente [Artículo modificado 26 (b) (5)]

* Responsabilidades de preservación ESI y la pre-conferencia de juicio. [Artículo modificado 26 (f)]

* Electronic presentar solicitudes de producción [Reglamento modificado 33 (d), 34, 26 (f) (3), 34 (b) (iii)]

Hay muchas opiniones acerca de cómo ESI debe ser planificada, gestionada, organizada, almacenada y recuperada. Algunas de las opciones disponibles son muy costosos en términos de sus compromisos financieros y el tiempo requerido. Tecnologías que cambian constantemente sólo añadir a la confusión. Una de las áreas de confusión es la distinción entre la ciencia forense informática y descubrimiento electrónico, hay una diferencia significativa. Éstas se describen en la barra lateral de Informática Forense vs Electronic Discovery.



Tomar las decisiones correctas

Que han llevado al descubrimiento de e-dentro de las limitaciones de la FRCP modificación requiere que las organizaciones que tomar muchas decisiones críticas que afectarán a la recogida y tratamiento de la ESI.

Opciones de Tratamiento

Debido al gran volumen de información disponible en hasta la más pequeña de las colecciones, se hace necesario gestionar el proceso de control de tiempo y presupuesto. Las siguientes preguntas deben ser respondidas:

1. ¿Quiénes son las personas clave?

La gente importante para un caso debe ser identificado. Estas personas clave no son sólo ejecutivos, sino también a los asistentes y otro personal de apoyo de la tecnología, contabilidad, ventas y marketing, operaciones, y departamentos de recursos humanos.

2. ¿Dónde están los archivos que se encuentran?

Todas las posibles ubicaciones de las pruebas electrónicas deben ser identificados. Estos incluyen ordenadores y todos los equipos que una persona clave se utiliza en otros lugares (como una novia o novio ี s casa), teléfonos celulares, PDAs, Blackberries, y cualquier otro dispositivo digital que pueda utilizarse. Es importante señalar que los reproductores de MP3, como iPod, también puede ser utilizado para almacenar los documentos o archivos importantes.

3. ¿Cómo puede la colección de ser sacrificados?

Métodos para limitar el número de archivos recopilados pueden incluir la recolección sólo los rangos de fecha determinada o sólo los que contienen palabras clave o términos seleccionados. Esto se puede hacer antes o después de un disco duro entero se recoge forense. Conocido de filtrado de archivos también puede reducir la recaudación por la eliminación de archivos estándar de aplicación común a todos los equipos (como el archivo de Microsoft Windows จ logotipo).

4. ¿Cómo deberían archivos password-protected/encrypted ser manipulados?

Los archivos cifrados no se pueden procesar hasta que se rompa el cifrado. En algunos casos, los archivos con nombres exactos o similares pueden estar disponibles sin necesidad de utilizar contraseñas o la encriptación. Ubicaciones de los archivos también puede proporcionar información sobre el valor de proporcionar descifrado. Descifrado puede requerir un tiempo considerable. A veces una contraseña se puede obtener simplemente preguntando por ella, por lo que este debería ser el primer paso. Si eso falla, mediante una orden judicial puede ser exitosa.

5. ¿Cómo se debe duplicar y casi duplicar los documentos que se manejan?

Archivo electrónico de las colecciones que casi siempre incluyen duplicados. Las personas pueden tener la misma dirección de e-mail, con los mismos vínculos. Dos o más personas pueden haber examinado los documentos clave, guardarlos en su disco duro durante el proceso. En el procesamiento de las colecciones electrónicas, es posible identificar exactamente los archivos duplicados y limitar el número de documentos que requieren revisión.

La identificación de duplicados exactos por lo general se produce durante la fase en la que los metadatos se identifica y se extrajeron de los archivos. De la autentificación de la colección mínimamente retrasará el procesamiento.

Standard de la autentificación implica la identificación de los archivos que son duplicados exactos y eliminarlos. Si algo ha cambiado dentro de un documento, incluyendo el formato, como un cambio de fuente, ya no es un duplicado exacto de y no-engañados.

Es imperativo que ambos lados de un caso de ponerse de acuerdo sobre qué se entiende por า de la autentificación. ำ Muchos sistemas de descubrimiento electrónico, literalmente, eliminar los archivos que se han ido de la colección. Las herramientas forenses utilizadas en aplicación de la ley, sin embargo, no suelen eliminar los duplicados, sino que se limita a identificar para su uso futuro.

Discutir esta definición, en la conferencia previa al juicio para asegurar que todas las partes de un caso de uso de la misma definición es imprescindible para garantizar que no hay una discrepancia en el número de archivos que cada parte tenga posteriormente.

Una parte más importante de cualquier colección se า cerca de duplicados. ำ Esto incluye archivos que han sido modificados sustancialmente o que contengan sólo una parte del documento principal. Para algunos proyectos, el volumen de archivos duplicados pura exige que cerca de ser identificado y revisado como grupo. Esto reduce significativamente los tiempos de revisión y los costos en comparación con el examen lineal tradicional.

La identificación de cerca de duplicados requiere la comparación de cada documento para cualquier otro documento o el uso de aplicaciones de software sofisticados que requieren tiempo de procesamiento adicional. Esta tecnología aumenta la coherencia de las categorías de revisión, reduciendo la posibilidad de casi duplicar los documentos que se identifican como los privilegiados y no privilegiados.

6. ¿Qué forma debe tener la colección?

El estado de las nuevas normas que las partes se reunirán para determinar el formato en que desea recibir las pruebas electrónicas. En ausencia de un acuerdo, el formato será el que า en el que se mantiene normalmente ำ o en un formato de า ำ razonablemente utilizables.

Las opciones de un equipo jurídico ha incluir cada lado si prefiere recibir las pruebas electrónicas en formato de archivo nativo, se convirtió al TIF o PDF, o en alguna otra forma. A menudo, esto dependerá de la ี equipo s estándar del sistema de revisión de litigio.

Estos sistemas manejar archivos nativos y convertidos, con o sin los metadatos y el texto completo. Hay pros y contras de ambas opciones. Archivos nativo con metadatos extraídos reflejan el archivo original exacta, sin embargo, no pueden ser etiquetados como Bates, que es una técnica para marcar los documentos con un código único de identificación que sean procesados, y están sujetas a cambios involuntarios.

La conversión de archivos nativos de TIF o PDF es mucho tiempo y es la tarea más costosa en el descubrimiento electrónico. Como el 60 al 80 por ciento de los archivos en una colección puede ser no responde o no pertinentes, tanto en el tiempo y dinero gastado en la conversión puede ser contraproducente.

El mejor compromiso consiste en la recepción de archivos en formato nativo, revisarlos para determinar su relevancia, y elegir sólo aquellos que pueden ser producido o utilizado ampliamente para la conversión a formato de imagen.

Gestión de la gran cantidad de archivos electrónicos para los litigios requiere una planificación de preparación para la producción, organización y recuperación de documentos pertinentes y relevantes y la gestión de costes y tiempo los presupuestos. Debido a que cada caso presenta circunstancias especiales, no hay respuestas absolutas correctas a las preguntas anteriores. Pero un equipo que entiende las opciones y sus ramificaciones se prepara para tomar las decisiones informadas que den lugar a los mejores resultados posibles para el caso y la organización.